2. Adquirir los libros de la empresa: Los libros de la empresa se pueden adquirir en un establecimiento comercial o en la Cámara de Comercio. La sociedad de responsabilidad limitada utilizará los siguientes cinco libros:1. Libro de inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio2. Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; ello permite establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta3. Libro caja - diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes4. Libro de actas: pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de actas de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo sólo en las que haya junta directiva. En ellos deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán firmarlas el secretario y el presidente5. Libro de accionistas: en él se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietarioUna vez matriculada la sociedad o empresa, su propietario, o el representante legal, debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, mediante carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo; se deben entregar ya sea los libros o las hojas debidamente foliadas. Las primeras hojas de cada libro o la hoja deben presentarse rotuladas (marcadas) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro; también deben estar numeradas consecutivamente y no tener ningún registro contable.
3. Registrar la empresa ante el Registro Mercantil, obtener el certificado de existencia y representación legal, registrar los libros de la empresa e inscribirse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el Centro de Atención Empresarial (CAE) de la Cámara de Comercio.El CAE permite fusionar en un solo paso y en el mismo lugar los siguientes trámites:
1. Registrar la empresa y el establecimiento comercial (si lo hay) ante el Registro Mercantil
2. Obtener la copia del certificado de existencia y representación legal
3. Registrar los libros de la empresa
4. Registrar la empresa en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN y obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT)
En la Cámara de Comercio se presentan los libros para que allí sean suscritos y foliados. La venta de los libros se solicita por un formato y se paga directamente en las cajas. Si el empresario realiza el trámite de constitución de la sociedad por la página de www.crearempresa.com.co, puede solicitar de una vez el registro de los libros, sin necesidad de esperar primero a que aparezca inscrita la sociedad. El registro para el pago del impuesto de industria y comercio también se realiza de manera inmediata en el CAE. empresario puede obtener los formularios para la inscripción directamente en el CAE o descargarlo en el portal www.crearempresa.com.co. Las tarifas de matrícula de la sociedad y establecimiento, inscripción, certificación y formularios son nacionales (Decreto 393 de 2002) y corresponden al año 2009.
4. Abrir una cuenta bancaria:El empresario necesita abrir una cuenta en un banco comercial para operar la empresa. Abrir una cuenta de ahorro requiere sólo unos minutos, pero si es una cuenta corriente el banco puede tomar hasta tres días para otorgar su aprobación, debido a la obligación legal que tiene de verificar la información del solicitante. Cada entidad financiera puede imponer algunos requisitos adicionales, por ejemplo montos mínimos para la apertura de cuentas. La cuenta corriente generalmente debe abrirse con un monto mínimo de COP$ 100.000 y en el caso de la cuenta de ahorros el valor corresponde a un salario mínimo legal mensual vigente (smlmv) que, para el 2009 es COP$ 496.900.
5. Pagar el impuesto departamental de estampillas pro-hospitales El empresario debe pagar en la Oficina de la Tesorería Municipal el valor equivalente a la estampilla pro-hospital.
6. Registrar la empresa ante la caja de compensación familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Una vez registrada, la empresa paga las contribuciones en los primeros 8 días de cada mes. La contribución es distribuida internamente al SENA y al ICBF. El trámite de solicitud de afiliación ante la caja de compensación familiar necesita unos minutos, pero ésta entra a un proceso de estudio para su posterior aprobación o rechazo. Los documentos necesarios son: formulario de afiliación, certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio, fotocopia de cédula del representante legal y nómina o listado de las personas que tendrá la sociedad con las respectivas fotocopias de las cédulas de ciudadanía y de los documentos de los hijos de los empleados. El Decreto 3667 del 8 de noviembre de 2004, establece que la autoliquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales, deberá realizarse mediante un formulario único o integrado, y todos los empleadores deberán efectuar el pago de los aportes parafiscales a las cajas de compensación familiar, al SENA, al ICBF, a la ESAP, escuelas industriales e institutos técnicos y los aportes a la seguridad social integral, en los sitios determinados por las entidades administradoras, dentro del mes calendario siguiente a cada periodo laborado.
7. Afiliar a los empleados al sistema público de pensiones La empresa debe afiliar a sus empleados al sistema de pensiones, a través del Instituto de Seguro Social (ISS) o de un fondo de pensiones privado. Cada empleado tiene derecho a elegir entre el fondo público o uno privado. La afiliación al fondo de pensiones del ISS toma un día para quedar formalizada, una vez presentado el formulario correspondiente. Se realiza únicamente en la sede principal del ISS ubicada en el barrio Versalles, en la Carrera 4 Oeste 12-89 de Cali.
8. Afiliar a los empleados a un fondo de pensiones privado Cuando los empleados eligen un fondo privado, normalmente el representante del fondo visita la empresa para llenar los formularios y el registro es más rápido.
9. Inscribir a los empleados a un plan obligatorio de salud La empresa tiene que afiliar a sus empleados al Plan Obligatorio de Salud (POS) a través de una Entidad Promotora de Salud (EPS). Cada empleado tiene derecho a escoger la EPS de su preferencia y es obligación de las empresas inscribirlos en la que ellos hayan elegido. El proceso de afiliación de los empleados varía según la EPS y los antecedentes de los empleados. El representante de la EPS visita las instalaciones de la empresa, obtiene la información necesaria para la afiliación y radica ante la EPS la afiliación. Se necesitan: copia de la cédula de ciudadanía de cada empleado, llenar el formulario, anexar una copia del contrato laboral; cuando el empleado tenga familiares, se debe anexar una copia del registro civil de los hijos y de la cédula del cónyuge o compañero permanente. En agosto de 2008, inició la operación de la Nueva EPS S.A., producto del traslado excepcional de los afiliados de la entidad pública EPS ISS en el marco del Decreto 055 de 2007. Nueva EPS surge como entidad promotora de salud del Régimen Contributivo a través de la Resolución 371 del 3 de abril de 2008 de la Superintendencia Nacional de Salud.
10. Registrar la empresa ante una Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) La Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) cubre los riesgos por accidentes de trabajo e incapacidad por enfermedad profesional. La empresa tiene que afiliar a sus empleados a una ARP privada o pública de su elección. El trámite de registro ante la ARP toma unos minutos y consiste en la presentación del formulario, pero la cobertura inicia a partir del día siguiente. El pago mensual se realiza a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social (PILA).
11. Afiliar a los empleados a un fondo de cesantías Cada empleado elige libremente el fondo de cesantías de su preferencia. El empresario presenta los documentos para esta afiliación, y debe depositar anualmente –cada 14 de febrero– el pago de cesantías de cada empleado.
12. Inscribir la compañía ante una Administradora de Riesgos Profesionales (ARP). Duración: 1 día.
13. Inscribir empleados al sistema de pensiones. duració n: 5 días
14. Inscribir empleados al sistema nacional de salud. Duración: 5 días.
15. Obtener certificado de higiene y sanidad de la Secretaría Distrital de Salud. Duración: 15 días.
16. Obtener Certificado de Bomberos. Duración: 18 días
17. Notificar apertura del establecimiento comercial a Planeación Distrital (enviar carta por correo). Duración: 1 día.
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